A preocupação com a correcta linguagem e como se procede à sua comunicação é a maneira de mostrar respeito pelos outros.
Utilizamos a escrita na vida familiar, em sociedade, na profissão, estabelecendo assim ligações indeléveis à distância.

Como nos cartões de visita, o estilo escolhido para a impressão do nome e da morada deve ser simples e elegante. Devem figurar igualmente no papel da carta, no sobrescrito e no cartão. A cor, textura e qualidade de papel e cartolina deverão ser sempre similares.

A carta

Escreve-se o lugar e a data (o nome do mês nunca o número) em cima à esquerda da folha;
                   
A fórmula que introduz a mensagem;

O assunto da correspondência, que se divide em:
          . Introdução;
          . Apresentação do assunto;
          . A sua conclusão.

A fórmula que termina a mensagem.

A assinatura manuscrita.

Fórmulas de cortesia

A fórmula que introduz a mensagem é variável com o tipo de relação que se mantém com o destinatário.

A um superior, a alguém com uma relação circunstancial ou a um desconhecido:

O sobrescrito

Depois de escrita a carta, esta deve ser dobrada com as dimensões do sobrescrito que a transportará.
Este deve ser preenchido de acordo com as normas correntes:

• o selo deve ser colocado no canto superior direito;
• a morada é escrita a partir do centro para a direita, deixando cerca de 1 cm da margem;
• o remetente deve ser escrito no canto superior esquerdo, salvo se o sobrescrito tiver o nome, morada, bem como o logótipo da empresa impresso, no caso de correspondência profissional.

O fax

O fax não substitui totalmente as cartas, servindo para envio de cópia de correspondência formal ou oficial, que se indicará na folha de rosto. Igualmente não se dão os parabéns ou se agradece por fax, nem se mandam convites.
As suas mensagens devem ser sempre redigidas com clareza e serem muito breves, e, nunca se deverão confidenciais ou íntimas.

O correio electrónico

Por ser o meio de comunicação mais usado e mais rápido que a nova tecnologia digital permite, tem geralmente um tom menos formal que uma carta; mas este obedece também às regras daquela:

Indicação do assunto a que se refere a mensagem;

A fórmula que introduz a mensagem;

A mensagem, que se divide em:

A fórmula que termina a mensagem.

A assinatura digital