Evento

É o acontecimento usado para atrair a atenção do público e dos órgãos de comunicação social sobre a empresa, produtos ou serviços. Deverá ser sempre organizado e programado em todos os seus pormenores, no planeamento de Relações Públicas e de comunicação da empresa.
O evento começa quando se organiza um plano geral de procedimentos, onde se identificam os objectivos, o programa, cronograma, definição das actividades e seus responsáveis, o local, o orçamento, os recursos humanos necessários e a sua divulgação.
Assim, um Check-List será um instrumento precioso para o sucesso da sua organização.

Evento público

São actos em que participam tanto as individualidades particulares como autoridades civis e militares e convidados em geral que são abertos ao público, como as paradas militares, comemorações locais, municipais, nacionais e outras, inaugurações de obras e edifícios públicos, etc.

Evento oficial

Todos os actos em que participam o Chefe de Estado, em representação do país, membros do governo, presidentes de câmaras municipais e de outras entidades públicas, em recepções, visitam, encontros, assinaturas de acordos, etc.

Evento privado

São eventos que se caracterizam por visitas a empresas, inaugurações de instalações privadas, lançamento de produtos ou de serviços de uma empresa.

Planeamento 

• Contrato de Prestação de Serviços de Organização (modelo padrão, pormenores importantes, remunerações);
• Estudos de Mercado (propostas para a temática, sugestões de data e local, perfil dos participantes, potencial de realização, objectivos e metas);
• Calendário de Eventos da Cidade (aspectos da infra-estrutura, iniciativas similares, capacidade hoteleira);
• Previsão Orçamental (receitas, despesas, resultado);
• Cronograma de Desembolsos (investimentos iniciais);
• Tipos de eventos e terminologia (congresso, seminário, simpósio ou outro);
• Iniciativas integradas (exposição paralela, visitas técnicas, workshops e cursos);
• Esboço do Programa (científico, académico, técnico, social, turístico);
• Cronograma de Actividades (tarefas e providências, responsáveis e prazos)
• Relacionamento "cliente e organizador" - Comissões de Suporte (organizadora, executiva, técnica e outras);
• Apoio Institucional (entidades de ensino, pesquisa e desenvolvimento tecnológico, órgãos governamentais, associações, sindicatos, autarquias, etc.);
• Patrocínios, subvenções e permutas (iniciativa privada, fornecedores da área, publicações especializadas, órgãos públicos);
• Programação Visual (logótipo oficial, imagem gráfica).

Organização

• Programa Técnico e Científico (comissões específicas, critérios de selecção de palestras, normas de publicação de textos, planos de dias e horários e formatação final);
• Meios e Formas de Divulgação (folhetos e impressos, assessoria de divulgação, Internet – sítio oficial, plano de media - convencionais e alternativas);
• Sistemas informatizados (gestão, administração, credenciação e outros)
• Aspectos Jurídicos (marcas e patentes, contratos e acordos);
• Locais de Inscrições (secretaria executiva, secretarias regionais, sítio oficial);
• Gestão e Administração (serviços de terceiros, propostas e orçamentos, contratos em geral, previsão orçamental);
• Textos e Correspondência (padronização, objectividade, apresentação gráfica, prazos para respostas).
• Patrocínios, Subvenções e Permutas (fase 2 - projectos e propostas especiais, visitas, reuniões e acompanhamento, formalização de contratos, contrapartidas);
• Local do Evento (ordem de serviços, de suporte e logística);
• Pessoal de Apoio (recepcionistas, coordenadoras, operadores, locutor oficial, mestre de cerimónia, fotógrafo, seguranças, empregadas de limpeza, mensageiros e outros, com propostas, contratação, treino, encargos sociais e de trabalho);
• Material dos Participantes (crachá e pasta de trabalho, bloco de anotações, caneta e formulário para perguntas, programa oficial, lembranças e brindes, certificado, atestado para carga horária, manual de orientação);
• Iniciativas Integradas (estruturação, programa de actividades, conferencistas, infra-estrutura, divulgação, inscrições, suporte e logística),
• Material de Secretaria (Consumo, permanente, máquinas e equipamentos - computadores, aparelhos de fax, copiadoras, rádios para intercomunicação);
• Conferencistas (Manual de orientação, formulários padronizados para currículo, resumo do trabalho e material de suporte, mapa de localização, inscrição de cortesia);
• Serviços de Apoio aos Participantes (hospedagem, transporte, agência de turismo oficial);
• Sessões Solenes (abertura, encerramento - convites, confirmações, cerimonial e protocolo);
• Suporte e Logística (welcome-desk, sinalização, decoração, serviço médico, fotografia, filmagem, serviços públicos - policiamento, trânsito, linha de autocarros extra).

Exposição Paralela

• Planta do local;
• Montagem oficial dos pavilhões;
• Folheto promocional específico;
• Regulamento geral e manual do expositor;
• Cocktail de lançamento;
• Comercialização de pavilhões;
• Equipa de vendas;
• Projectos de energia eléctrica;
• Taxas da Câmara Municipal;
• Avaliação do Corpo de Bombeiros;
• Seguro de responsabilidade civil dos visitantes;
• Importação temporária de equipamentos e produtos;
• Cronograma de montagem, realização e desmontagem;
• Esquema de visitas (divulgação e convites);
• Serviços de suporte para expositores, montagem e fornecedores (credenciação, alimentação, carga e descarga de materiais, segurança, limpeza, salas para reuniões de negócios, estacionamento privativo ou cartões de desconto, depósito de mercadorias);
• Atendimento a visitantes (credenciação específica, balcão de informações, catálogo oficial, pontos multimédia, bengaleiro);
• Aspectos genéricos (sinalética, decoração e jardinagem, central de recados, visitas de inspecção de fiscais);
• Supervisão e acompanhamento integral.

Realização

• Entrega de Material (crachás, pastas de trabalho, programa oficial, manual de orientação);
• Controle e Supervisão das Actividades e Horários e Acompanhamento dos Serviços de Terceiros, do Centro de Convenções e do Atendimento Geral (participantes, autoridades, imprensa, convidados especiais, conferencistas, salas e auditórios);
• Assessoria aos Membros das Comissões - Confecção e Distribuição (listagem dos inscritos, certificados, formulários de avaliação).

Pós-evento

• Elaboração de Relatórios;
• Prestação de Contas (cliente contratante, patrocinadores, comunidade, órgãos financiadores);
• Cartas de Agradecimento.

Comunicação dentro das empresas

Reuniões

As reuniões desempenham um importante papel em qualquer empresa, servindo como instrumento de projecção da personalidade dos seus intervenientes.
As reuniões poderão ser dos mais variados tipos, desde as reuniões de funcionários com o seu superior hierárquico imediato até às reuniões sociais dentro ou fora da empresa, mas onde participam chefes e empregados.
Apesar da sua grande importância como um instrumento de comunicação, deve evitar-se o seu abuso e a deturpação das suas verdadeiras finalidades. A imagem de uma empresa poderá ser degradada sempre que se abuso do recurso “O Senhor Director está em reunião”.
Todas as reuniões deverão ser precedidas de uma convocatória, com uma margem de tempo suficiente para que todos os interessados possam ter conhecimento.
À hora marcada pela convocatória – deverão ser escolhidas sempre as horas da manhã ou após o almoço, a reunião inicia-se com a leitura da ordem do dia a cargo do “moderador”, que tem a função de evitar que a reunião se converta num monólogo ou que os intervenientes falem todos ao mesmo tempo. No final, deverá ser lavrada a acta da reunião.

Promoção de acontecimentos

Feiras e exposições

É um dos melhores processos de uma empresa se dar a conhecer, de criar, de manter ou de reforçar a sua imagem, bem como de abrir novos mercados, através da exposição dos seus produtos ou serviços em feiras e exposições.
Assim, a empresa deverá estar presente num pavilhão na feira, com a melhor localização possível, devendo a sua decoração ser confiada a um profissional. O pessoal que nela participar deverá ser previamente treinado e motivado para o seu melhor desempenho.

Seminários

Usualmente os seminários são considerados como excelentes instrumentos de Formação de Pessoal, bem como de Relações Públicas Internas.
São reuniões de empregados visando a sua formação, treino, desenvolvimento ou actualização técnicoprofissional. A sua duração pode ir de um dia até várias semanas.

Palestra

Método de discussão em que os oradores se envolvem com o auditório numa busca de respostas e conclusões através de perguntas e debates. Pode ser complementada com uma visita técnica, uma demonstração.

Convenção

Consiste na reunião de profissionais de uma mesma empresa ou de várias empresas. Têm como finalidade as vendas, lançamento de produtos ou serviços e comemorações.

Simpósio

Trata-se de uma reunião de especialistas de categoria, com a direcção de um moderador, para a presentação de um tema de grande importância, geralmente científico, dirigido a um auditório seleccionado. Os especialistas desenvolvem partes de um mesmo tópico, e posteriormente entre todos desenvolvem uma segunda fase de debate. O coordenador do simpósio deve apresentar os especialistas, introduzir os tópicos de cada assunto e resume as exposições feitas. O auditório só participará no final, com perguntas escritas e identificadas.

Painel

É uma reunião essencialmente questionadora, onde um pequeno grupo de intervenientes discute um ou mais tópicos para um auditório. O grupo do painel estará disposto em mesa de semicírculo com o presidente ao centro.

Mesa redonda

É diferente do painel por haver um tempo específico para a discussão pelos especialistas convidados das teses apresentadas pelos colegas. Pode haver participação do auditório.

Fórum

É uma reunião que pretende a participação intensa do auditório, de preferência numeroso. Pretende-se sensibilizar a opinião pública sobre determinados problemas sociais. O tema de interesse geral é proposto por um coordenador que busca a opinião de todos. O debate é livre até se chegar a uma conclusão.

Debate

É uma discussão entre dois oradores, que defendem o seu ponto de vista sobre um qualquer assunto, em que o auditório só participará através dos aplausos ou protestos.

Conferência

Trata-se de uma reunião informativa caracterizada por uma exposição sobre um determinado assunto para um grande número de pessoas, por exemplo jornalistas. Deve ter um presidente de mesa para a condução dos trabalhos, tendo um carácter mais formal que uma palestra. As perguntas são feitas e identificadas no final da exposição.
A conferência pode ser ilustrada filme.
Depois de se ter organizado a lista de jornalistas e demais participantes, começa-se por escolher o local mais apropriado para o efeito, que seja claro, arejado e limpo; preferencialmente deveria ser nas próprias instalações da empresa ou instituição, mas geralmente utilizam-se as salas dos bons hotéis disponíveis.
Todo o material de apoio audiovisual deverá ser seleccionado para a comunicação, telecomunicações, púlpito, mesa de conferência, cadeiras confortáveis, etc.
Além deste material a sala deve contemplar uma boa localização do púlpito num estrado deverá ter de altura pelo menos uns trinta centímetros, onde se farão as comunicações, que deverá ser mais elevado que a restante sala de modo a ser visto por todas as pessoas e para todos os planos dos fotógrafos e das câmaras de televisão. O púlpito deverá estar coberto com tecido ou uma placa expondo o logótipo da empresa ou do evento, podendo ser individual ou colectivo, que servirá também para apoio dos braços e das mãos bem como dos papéis de consulta do discurso.
Este local não deverá estar de costas para uma janela para não prejudicar uma boa captação de imagem àqueles profissionais.
No caso de não se usar um púlpito, a mesa da conferência deve estar coberta com tecido até ao chão, para esconder os pés e as pernas dos conferencistas. Devem ter pelo menos dois microfones para uma melhor audição da mensagem, indo um para os ocupantes da parte direita da mesa e o outro para a parte esquerda. Será mais confortável para os conferencistas e a assistência que os microfones não tenham fios que incomodem as outras pessoas enquanto circulam.
Como decoração poderão ser utilizados arranjos florais nem muito grandes que escondam as pessoas nem demasiado pequenos que se tornem inexpressivos. Em regra não se devem usar as flores artificiais. As plantas ornamentais devem ser igualmente de um tamanho e quantidade suficientes que harmonizem o espaço e não o tornem uma selva. Outros objectos poderão ser usados como um tapete ou uma peça de arte de bom gosto.
Será cortês e uma garantia de um grande número de assistência dos meios de comunicação se for servido um pequeno cocktail antes da conferência, num horário que não coincida com o maior afluxo de trabalho que será indicado no convite.
Deve-se oferecer uma pasta de imprensa, com toda a informação pertinente da conferência aos jornalistas presentes, para que estes melhor possam noticiar a comunicação.
Os convidados devem ser recebidos e guiados até ao local da conferência e, logo que termine, serão acompanhados até à porta.

Congresso

É um evento restrito a ambientes associativos, que pretende debater tópicos de interesse específico de um segmento profissional. Organiza-se entre várias sessões de trabalho que compreendem debates, mesas-redondas, conferências, etc.